Você passou a transportar carga e quer saber quem é obrigado a emitir CT-e e MDF-e e como emitir sem rejeição?
A Guimarães é uma contabilidade especializada em transportadoras e vamos explicar quem emite cada documento e o que conferir para a SEFAZ autorizar na primeira tentativa.
Quem é obrigado a emitir o CT-e?
É obrigada a emitir o CT-e a empresa que presta serviço de transporte de carga entre municípios ou entre estados, em qualquer modal, inclusive a transportadora do Simples Nacional.
O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e, modelo 57) registra o frete cobrado e foi instituído pelo Ajuste SINIEF 09/2007.
O frete feito dentro do mesmo município paga ISS para a prefeitura e é documentado com a nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e).
Leia mais: Transportadora pode ser MEI?
Quem é obrigado a emitir o MDF-e?
O MDF-e é obrigatório para quem emite CT-e e para quem emite NF-e e transporta a mercadoria em veículo próprio, arrendado ou com caminhoneiro autônomo contratado, conforme o Ajuste SINIEF 21/2010.
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e, modelo 58) reúne, por veículo e por viagem, as notas fiscais e os CT-e da carga.
Na viagem interestadual ele é sempre obrigatório, mesmo quando a carga é lotação e viaja com um único CT-e.
O MDF-e é obrigatório em viagem dentro do mesmo estado?
Depende do estado, porque cada SEFAZ define a regra da viagem interna.
Em São Paulo, a Portaria CAT 102/2013 dispensa o MDF-e no transporte intermunicipal de carga lotação com um único CT-e e sem transbordo.
A carga fracionada, com mais de um CT-e, exige o manifesto.
A empresa que transporta a própria mercadoria precisa emitir MDF-e?
Sim, a empresa que emite NF-e e leva a mercadoria no próprio caminhão precisa emitir o MDF-e, mesmo sendo uma indústria ou um comércio que nunca emitiu CT-e.
No emissor, você marca o tipo de emitente como transportador de carga própria e informa as chaves das notas fiscais da viagem.
Quem emite o MDF-e quando o comprador busca a mercadoria?
O MDF-e fica a cargo do comprador quando ele busca a mercadoria com o próprio caminhão e está credenciado a emitir NF-e, porque é ele quem faz o transporte.
Quem emite o MDF-e quando a empresa contrata um caminhoneiro autônomo?
O MDF-e é emitido pela empresa que contratou o frete do caminhoneiro autônomo, o Transportador Autônomo de Cargas (TAC) inscrito no RNTRC da ANTT.
Quando o mesmo caminhão do autônomo leva carga de mais de uma empresa para o mesmo estado, cada contratante emite o próprio MDF-e.
A transportadora precisa emitir um MDF-e para cada estado de descarga?
Sim, a transportadora precisa emitir um MDF-e para cada estado onde houver descarregamento, reunindo nele os documentos da carga descarregada ali.
Uma viagem com entregas em São Paulo, no Paraná e no Rio Grande do Sul gera três manifestos.
O que acontece se a carga for parada na fiscalização sem MDF-e?
A carga parada sem MDF-e, quando o manifesto era obrigatório, fica sujeita a multa de ICMS e pode ser retida no posto fiscal até a regularização.
O que a empresa precisa ter para emitir CT-e e MDF-e?
Para emitir CT-e e MDF-e, a empresa precisa de certificado digital, credenciamento na SEFAZ do estado e um emissor que valide os dados antes de transmitir. Os requisitos são estes:
- Certificado digital e-CNPJ, do tipo A1 (arquivo instalado no computador) ou A3 (cartão ou token), usado para assinar cada documento.
- Credenciamento na SEFAZ do seu estado como emissor de documentos fiscais eletrônicos, com inscrição estadual ativa.
- Sistema emissor contratado no mercado ou integrado ao seu sistema de gestão.
- Ambiente de homologação para testar a emissão sem valor fiscal, oferecido pela SEFAZ do seu estado ou pela Sefaz Virtual do Rio Grande do Sul (SVRS).
- Registro da transportadora na ANTT, o RNTRC, exigido para prestar frete rodoviário remunerado.
Leia mais: Como abrir CNPJ de transportadora e registrar na ANTT
Em que ordem a empresa emite a NF-e, o CT-e e o MDF-e?
A empresa emite primeiro a NF-e, depois o CT-e e por último o MDF-e, sempre antes de o caminhão partir:
- NF-e da mercadoria.
- CT-e do frete, citando a chave da NF-e.
- MDF-e da viagem, reunindo as chaves dos CT-e, ou das NF-e no transporte próprio.
O que conferir antes de transmitir o CT-e e o MDF-e para a SEFAZ não rejeitar?
Antes de transmitir, confira numeração, cadastro do tomador e dados do veículo, porque são os campos que mais geram rejeição do CT-e e do MDF-e na SEFAZ.
Revise estes itens:
- Série e numeração, para que o documento use o próximo número livre da série e não repita um já transmitido.
- CNPJ e inscrição estadual do tomador e do destinatário, ativos no cadastro da SEFAZ no dia da emissão (o tomador é quem paga o frete).
- Placa, RNTRC e estados de percurso, iguais aos do documento do veículo e ao trajeto que o caminhão vai fazer.
- CIOT informado no MDF-e, no frete rodoviário remunerado feito para terceiros.
- Encerramento do MDF-e anterior da mesma placa, feito antes de você emitir o manifesto da viagem seguinte.
O que é o CIOT no MDF-e?
O CIOT (Código Identificador da Operação de Transporte) é o código que registra cada operação de frete rodoviário na ANTT, gerado por uma instituição de pagamento eletrônico de frete habilitada pela agência.
O Ajuste SINIEF 3/2026 tornou obrigatório informá-lo no MDF-e do frete rodoviário feito para terceiros mediante pagamento.
O manifesto sem o CIOT vai passar a ser rejeitado pela SEFAZ.
O que significam as rejeições 204 e 539 no CT-e?
As rejeições 204 e 539 significam que a SEFAZ já tem um CT-e com o mesmo número e a mesma série para o seu CNPJ.
A rejeição 204, “Duplicidade de CT-e”, indica que um documento idêntico já foi autorizado, em geral porque o sistema transmitiu o mesmo arquivo duas vezes.
Consulte a chave na SEFAZ e recupere o protocolo do CT-e original, sem emitir outro.
A rejeição 539, “Duplicidade de CT-e, com diferença na chave de acesso”, indica que outro CT-e já usou aquele número e aquela série com dados diferentes na chave, como a data de emissão.
Se ele for o mesmo frete, recupere o protocolo dele; caso contrário, ajuste o emissor para o próximo número livre da série.
O CT-e rejeitado não tem validade fiscal e não precisa ser cancelado.
Por que o MDF-e é rejeitado por manifesto não encerrado?
O MDF-e é rejeitado quando ainda existe um manifesto aberto para a mesma placa ou para o mesmo emitente, porque a SEFAZ exige o encerramento do manifesto ao término do último descarregamento de cada viagem.
As rejeições por manifesto aberto são estas:
- Rejeição 611, quando existe MDF-e não encerrado para a mesma placa, o mesmo tipo de emitente e o mesmo estado de descarregamento.
- Rejeição 686, quando existe MDF-e aberto há mais de 30 dias para o emitente, o que bloqueia novos manifestos do CNPJ até o encerramento.
Quem pode encerrar o MDF-e quando o emitente não encerra?
O transportador declarado no manifesto pode encerrar o MDF-e quando o embarcador que o emitiu não faz o encerramento, assumindo os efeitos jurídicos do evento. A própria SEFAZ também pode encerrar o manifesto de ofício.
Como a Guimarães ajuda transportadoras a emitir CT-e e MDF-e sem rejeição
A Guimarães é uma contabilidade especializada em transporte há mais de 25 anos.
Conferimos com você quais viagens exigem MDF-e em cada estado onde a sua frota descarrega e revisamos o cadastro dos tomadores antes da emissão, para o CT-e ser transmitido com CNPJ e inscrição estadual ativos.
Fale com um especialista da Guimarães para organizar a emissão de CT-e e MDF-e da sua transportadora.
